Termo de Tratamento de Dados Pessoais (Operador e Controlador)

Partes: KAIO JONATAS MILANO, empresário individual, nome fantasia OK SOLUCOES, CNPJ 68.845.723/0001-25 (“OPERADOR”), e o cliente assinante identificado no cadastro e no contrato de assinatura (“CONTROLADOR” ou “Lojista”).

Este termo regula, nos moldes da LGPD (Lei 13.709/2018), o tratamento de dados pessoais que o Lojista registra nos sistemas OkGestor e OkPDV.

1. Papéis

1.1. O Lojista é o CONTROLADOR dos dados pessoais que registra no sistema: dados de seus clientes (nome, CPF/CNPJ, contatos, endereço, fiado), de seus funcionários (cadastro, folha) e do movimento do seu negócio.

1.2. O OkGestor é o OPERADOR: trata esses dados exclusivamente para prestar o serviço contratado, conforme as instruções do Lojista materializadas nas funções do próprio sistema. O OkGestor é CONTROLADOR apenas dos dados da conta do Lojista (cadastro, cobrança, telemetria técnica), conforme a Política de Privacidade.

2. Instruções e limites do tratamento

2.1. O Operador tratará os dados somente para: armazenar (banco de dados isolado por loja), sincronizar (caixa ↔ servidor), processar as funções do sistema (vendas, estoque, financeiro, folha, OkZap quando ativado), gerar backups e prestar suporte.

2.2. O Operador não usa os dados do Lojista para publicidade, não os vende e não os cruza com dados de outras lojas.

2.3. Funções de IA (OkZap): quando o Lojista ativa o bot, mensagens e fotos de comprovantes são processadas pelos suboperadores do item 5 apenas para extrair os dados do lançamento; o resultado fica no banco da loja do Lojista.

3. Segurança (art. 46)

O Operador mantém, no mínimo: banco de dados isolado por loja; criptografia de transporte (TLS) obrigatória; senhas apenas como hash (bcrypt); tokens de acesso armazenados como hash; trilha de auditoria de operações sensíveis do caixa; backups automáticos com verificação de integridade; e controle de acesso por perfil (operador/gerente/admin) definido pelo próprio Lojista.

Responsabilidades do Lojista (controlador): guardar as próprias senhas, definir os perfis da equipe, proteger fisicamente a máquina do caixa (recomendado BitLocker) e cadastrar apenas dados necessários ao negócio (minimização, art. 6º, III).

4. Confidencialidade

Somente pessoal autorizado do Operador acessa dados de produção, e apenas quando necessário para suporte solicitado ou correção de defeito, registrando o motivo. É vedado copiar bancos de produção para ambientes de desenvolvimento; depuração usa dados sintéticos.

5. Suboperadores autorizados

O Operador comunicará a inclusão de novos suboperadores com antecedência mínima de 15 dias, podendo o Lojista se opor por justificativa razoável. Transferências internacionais observam o art. 33 da LGPD.

6. Direitos dos titulares

Pedidos de titulares (clientes/funcionários do Lojista) recebidos pelo Operador serão encaminhados ao Lojista em até 5 dias úteis — a decisão é do controlador. O Operador fornece as ferramentas: exportação de dados, correção pelo próprio sistema e desativação de cadastro com preservação do histórico legalmente exigido.

7. Incidentes de segurança

O Operador comunicará ao Lojista em até 48 horas da ciência qualquer incidente de segurança com dados do Lojista, informando: dados/titulares possivelmente afetados, medidas de contenção tomadas e recomendações. Quando o incidente exigir, o Operador apoiará a comunicação à ANPD e aos titulares nos prazos da Resolução CD/ANPD nº 15/2024.

8. Término do contrato

8.1. Encerrado o contrato, o Lojista tem 30 dias para exportar seus dados (o Operador fornece a exportação em formato aberto).

8.2. Após o prazo, o Operador exclui o banco da loja e as cópias sob seu controle (backups expiram no ciclo de rotação, em até 12 meses, isolados e sem uso nesse período), salvo o que deva ser mantido por obrigação legal.

8.3. A cópia local na máquina do caixa é de responsabilidade do Lojista.

9. Responsabilidade

Cada parte responde na medida do seu papel (arts. 42–44 da LGPD): o Operador por atuar fora das instruções deste termo ou falhar nas medidas do item 3; o Lojista pelas decisões de controlador (o que cadastra, quem autoriza, respostas a titulares).

Este termo integra o contrato de assinatura e é aceito junto com ele, no cadastro, com registro da data, da hora e da versão.